V trgovini, gostinskem lokalu, salonu, servisu ali pri opravljanju storitev mora biti izdaja računa hitra, pravilna in čim bolj enostavna. Večino časa o težavah niti ne razmišljamo, vse dokler se ne zgodi nekaj nepričakovanega.

Kaj narediti, če ravno med največjo gnečo zmanjka interneta? Ali lahko še naprej izdajate račune? In kaj storiti, če šele po izdaji in davčni potrditvi računa ugotovite, da ste vnesli napačen znesek ali stopnjo DDV?

To sta situaciji, ki lahko hitro povzročita stres, predvsem če pred blagajno že čakajo stranke. Zato je pomembno, da zaposleni vedo, kako ukrepati, še bolje pa je, če je tudi poslovni oziroma POS sistem pripravljen na takšne situacije.

V nadaljevanju odgovarjamo na dve pogosti vprašanji uporabnikov davčnih blagajn.
 

1. Internet je padel, pred blagajno pa čaka deset strank. Kaj zdaj?

Predstavljajte si petek popoldne. Prodajno mesto je polno, stranke čakajo na plačilo, nato pa blagajna nenadoma izgubi internetno povezavo. Prva reakcija je pogosto preverjanje Wi-Fi povezave, ponovni zagon usmerjevalnika ali klic ponudniku interneta. Toda strank pred blagajno običajno ne zanima, zakaj internet ne deluje. Želijo plačati in nadaljevati svojo pot.

Ali davčna blagajna deluje brez interneta?
Odvisno od sistema, ki ga uporabljate. HubTiePOS omogoča delo v offline načinu, zato lahko ob težavah z internetno povezavo nadaljujete z izdajanjem računov. Ko je povezava ponovno vzpostavljena, se avtomatsko izvede potrjevanje računov. To pomeni, da začasen izpad interneta ne pomeni ustavitev prodaje. Namesto improvizacije s papirnatimi listki ali ustavljanja prodaje lahko zaposleni nadaljujejo z izdajanjem računov, strankam pa preprosto pojasnijo, da je prišlo do začasne težave s povezavo, ampak račun še vedno lahko izdajo.

Kaj narediti ob izpadu interneta na prodajnem mestu?

Če vaša davčna blagajna omogoča offline delovanje, je postopek precej preprost:

• preverite, ali gre dejansko za izpad internetne povezave,
• nadaljujte z izdajanjem računov v skladu z načinom delovanja vašega sistema,
• strankam po potrebi kratko pojasnite situacijo,
• ponovno vzpostavite internetno povezavo,
• preverite, ali so se podatki sinhronizirali ko se internet vzpostavi.

Najpomembneje je, da zaposleni ta postopek poznajo še preden pride do prvega izpada.
Če mora prodajalec sredi vrste strank šele iskati navodila ali klicati vodjo poslovalnice, lahko že nekaj minut nedelovanja povzroči nepotreben zastoj.

 

2. Davčno potrjeni račun vsebuje napačen znesek ali DDV. Kaj narediti?

Stranka je račun že prejela, račun je bil izdan in davčno potrjen, nato pa ugotovite, da nekaj ni pravilno. Morda je bil izbran napačen artikel. Morda je zaposleni vnesel napačen znesek. Lahko je bila uporabljena nepravilna stopnja DDV ali pa je bila narejena druga napaka pri izdaji računa.

Ali lahko že izdani račun preprosto popravimo?
Pri že davčno potrjenem računu prvotnega dokumenta ne spreminjamo, kar pomeni, da ga ne popravljamo. Pomembna je sledljivost.

Napako je treba urediti z ustreznim postopkom oziroma dokumentom za popravek, na primer s stornacijo ali dobropisom, odvisno od konkretnega poslovnega primera, nato pa je potrebno izdati nov pravilen račun.

Pri naknadni spremembi je pomembno tudi, da je popravek povezan s prvotnim računom. FURS v pojasnilih glede davčnega potrjevanja računov določa zahteve glede podatkov pri naknadnih spremembah že izdanih računov.

Pred izvedbo popravka je zato smiselno preveriti:

• številko prvotnega računa,
• datum izdaje,
• kateri podatek je napačen,
• kakšna je pravilna vrednost,
• kateri dokument oziroma postopek je primeren za popravek.

Če niste prepričani, ali konkretna situacija zahteva storno, dobropis ali drug način evidentiranja, je najbolje preveriti interni postopek podjetja oziroma se posvetovati z računovodstvom.

Zakaj je sledljivost pri davčni blagajni tako pomembna?
Pri poslovanju ni pomembno samo, da je končni znesek pravilen. Pomembno je tudi, da je razvidno, kaj se je zgodilo od prvotnega računa do njegovega popravka.
Dober POS oziroma poslovni sistem zato ni namenjen samo hitremu tiskanju računov. Omogočati mora urejeno evidenco poslovanja ter zaposlenim olajšati vsakodnevne postopke tudi takrat, ko pride do napake ali nepričakovane situacije. Prav pri takšnih dogodkih se pogosto pokaže razlika med osnovno blagajno in celovitejšim POS sistemom.

Tehničnih težav in človeških napak ni mogoče popolnoma preprečiti. Lahko pa preprečite, da bi se majhna težava spremenila v večji zaplet.

Če uporabljate davčno blagajno, naj imajo zaposleni jasna navodila vsaj za najpogostejše situacije:
Kaj naredimo, če ni interneta? Kako nadaljujemo prodajo? Kaj naredimo, ko se povezava vrne? Kako ravnamo, če opazimo napako na že izdanem računu? Koga vprašamo, če ne vemo, kateri postopek je pravilen?

Takšna navodila so še posebej pomembna v podjetjih z več zaposlenimi, izmenskim delom ali več prodajnimi mesti.

Pri izbiri davčne blagajne pogosto najprej gledamo osnovne funkcije: izdajo računov, artikle, načine plačila in davčno potrjevanje.

HubTie POS je zasnovan kot sodobna davčna blagajna oziroma POS rešitev za različne vrste poslovanja. Ena od praktičnih funkcionalnosti je tudi možnost izdajanja računov v offline načinu ob težavah z internetno povezavo ter potrjevanje računov po ponovni vzpostavitvi povezave.
Ker pri prodaji ni pomembno samo, kako blagajna deluje takrat, ko je vse idealno. Pomembno je predvsem, kako vam pomaga nadaljevati delo takrat, ko dan ne gre po načrtu.

Prav v takšnih trenutkih se pokaže, koliko vam lahko dober poslovni program dejansko olajša vsakodnevno delo.
 

HubTie POS je davčna blagajna, ki je pripravljena tudi na situacije, ki jih niste načrtovali.