Avtomatizirajte ponavljajoče se račune. V HubtiePOS nastavite obdobje in pogoje obračuna, sistem pa račun pripravi in pošlje stranki po e-pošti.

Ko imate pet strank, ki jim vsak mesec izdate enak račun, je postopek še precej preprost. Pogledate seznam, preverite datume, pripravite račune in jih pošljete strankam.

Ko je takšnih strank 20, 50 ali 200, pa ponavljajoče se izdajanje računov hitro postane administrativno opravilo, pri katerem ni težava samo porabljen čas. Ves čas morate vedeti, komu morate izdati račun, kdaj, za kakšen znesek in za katero obdobje.

Ob rasti podjetja se evidenca dodatno zaplete. Prihajajo novi naročniki, nekateri prekinejo sodelovanje, drugi spremenijo paket. Nekdo plačuje mesečno, drugi trimesečno, tretji enkrat letno. Če vse to spremljate ročno v koledarju, Excelovi tabeli ali lastnih zapiskih, se povečuje tudi možnost, da kakšen račun spregledate ali ga izdate prepozno. In spregledan račun ni samo administrativna napaka. Pomeni tudi prihodek, ki ga podjetje ni pravočasno zaračunalo.
 

Kako avtomatizirati ponavljajoče se račune?

Namesto da vsak mesec znova preverjate, katere račune morate pripraviti, lahko pravila izdajanja določite vnaprej.
 

V Hubtie POS za posamezno stranko nastavite podatke in način ponavljanja računa. Določite obdobje obračuna, znesek, datum in druge potrebne pogoje, sistem pa nato račun pripravi skladno z nastavljenim ritmom in ga pošlje stranki po e-pošti.

Pri mesečni naročnini določite mesečno ponavljanje. Če storitev obračunavate vsake tri mesece, nastavite trimesečni cikel. Enako lahko uredite za polletne ali letne obračune. Tako vam ni treba vsak mesec znova preverjati, katerim strankam morate izdati račun, kdaj je na vrsti naslednji obračun in ali ste račun že poslali.
 

Od priprave do pošiljanja računa

Pri ročnem izdajanju se delo ne konča, ko je račun pripravljen. Račun je treba še poslati stranki.
Če imate veliko rednih naročnikov, to pomeni še eno ponavljajoče se opravilo: pripraviti račun, preveriti prejemnika in ga poslati na pravi e-poštni naslov.

Pri ponavljajočih se računih v Hubtie POS je avtomatiziran tudi ta korak. Ko je račun pripravljen skladno z nastavljenimi pravili, ga sistem pošlje stranki po e-pošti.

Tako lahko avtomatizirate celoten rutinski del procesa:
nastavite stranko → določite način in obdobje obračunavanja → račun se pošlje stranki po e-pošti.
Vi posežete v proces takrat, ko se nekaj spremeni.
 

Ko pride nova stranka, jo preprosto vključite v sistem

Prednost avtomatizacije ni samo v samem ponavljanju računov, temveč tudi v tem, da lahko proces prilagajate spremembam v poslovanju. Ko pridobite novo stranko, določite njen način obračunavanja in jo vključite med aktivne naročnike. Če stranka spremeni paket ali znesek, ustrezno prilagodite nastavitve. Ko sodelovanje zaključi, ponavljanje ustavite.

To je pomembno predvsem pri podjetjih, kjer se število naročnikov ves čas spreminja. Namesto vzdrževanja ločenih seznamov imate pregled nad aktivnimi obračuni na enem mestu.
 

Kdo potrebuje ponavljajoče se račune?

Ponavljajoči se računi so uporabni povsod, kjer podjetje isto ali podobno storitev zaračunava v rednih časovnih intervalih. To so lahko na primer računovodski servisi z mesečnimi paketi, IT podjetja z vzdrževalnimi pogodbami, ponudniki gostovanja in spletnih storitev, fitnesi in vadbeni centri, svetovalci, najemodajalci, ponudniki članstev ter podjetja z mesečnimi, trimesečnimi ali letnimi naročninami. Vsem je skupna ista težava: račun se ponavlja, administrativno delo z njim pa se ne bi smelo vsakič začeti od začetka.
 

Manj administracije, več nadzora

Avtomatizacija ne pomeni, da izgubite pregled nad računi. Namen sistema je zmanjšati ročno delo, hkrati pa ohraniti pregled nad tem, kaj in kako pogosto se obračunava posamezni stranki.
Aktivne naročnike in nastavljena ponavljanja imate zbrana na enem mestu, spremembe pa urejate takrat, ko se dejansko zgodijo. Če se nič ne spremeni, tudi ni razloga, da bi vsak mesec znova izvajali isti administrativni postopek.
 

Enkrat nastavite, nato spreminjate samo tisto, kar se spremeni

Marsikatero podjetje začne ponavljajoče se račune voditi ročno, ker je na začetku to najhitrejša rešitev. Pri nekaj strankah posebna avtomatizacija niti ni nujna. Toda z rastjo podjetja se povečuje tudi število ponavljajočih se opravil. Kar je pri desetih strankah nekaj minut dela, lahko pri večjem številu naročnikov postane reden administrativni proces. Zato je smiselno ponavljajoče se račune urediti tako, da več strank ne pomeni tudi sorazmerno več ročnega dela.

Za podjetja, obrtnike in ponudnike naročniških storitev je avtomatizacija ponavljajočih se računov preprost korak do bolj urejenega obračunavanja.

Pravila nastavite enkrat, nato pa jih spremenite samo takrat, ko se spremeni dogovor s stranko.

HubtiePOS pripravi račun in ga pošlje stranki po e-pošti, vi pa ohranite pregled in kontrolo nad celotnim procesom.