"Prosim, račun na podjetje."

To je eden najpogostejših stavkov, ki jih slišimo pri blagajni. Včasih kupec poda vse podatke takoj, včasih šele po plačilu ugotovi, da račun potrebuje za računovodstvo. Potem pa se hitro pojavijo dodatna vprašanja: Ali potrebujem original? Je PDF po e-pošti dovolj? Ali mora biti na računu davčna številka podjetja?

Originalni račun je račun, ki ga je izdal dobavitelj oziroma prodajalec in predstavlja izvorni račun za konkretno dobavo. Ponatis istega računa ne predstavlja nove prodaje, ampak ponovno izdajo že obstoječega dokumenta.
  

Kaj pomeni račun na podjetje?

Račun na podjetje pomeni, da je na računu kot kupec naveden poslovni subjekt in ne zasebna oseba. Običajno to pomeni naziv podjetja oziroma s. p. in naslov. Tako je jasno, komu je bila storitev opravljena ali blago prodano.
To ni posebna vrsta računa in na njem ni treba pisati "račun na podjetje".Gre preprosto za običajen račun s pravilno vnesenimi podatki kupca.

Če vodite lokal, trgovino ali salon, se vam zelo verjetno dogaja, da kupec potrebuje račun na podjetje šele tik pred zaključkom nakupa. Zato je praktično, da imate partnerje v blagajni že shranjene. Ob naslednjem obisku samo izberete pravo podjetje in račun izdate brez prepisovanja podatkov.
  

Kaj mora biti na računu za podjetje?

Pri računu za podjetje je pomembno, da podatki res držijo. Ne gre samo za naziv kupca, ampak za celoten dokument: kdo je račun izdal, komu, za kaj in v kakšnem znesku.
ZDDV-1 med drugim določa datum izdaje, zaporedno številko računa, podatke o izdajatelju, podatke o kupcu oziroma naročniku, opis dobave ali storitve ter podatke o DDV, kadar se ta obračunava. 
 

Kaj mora vsebovati?	Zakaj je pomembno?
Naziv in naslov kupca	Jasno je, kateremu podjetju je račun namenjen.
Datum in številka računa	Račun je lažje najti in povezati s pravim nakupom.
Opis blaga ali storitve	Razvidno je, kaj je bilo dejansko kupljeno oziroma opravljeno.
Podatki o DDV	Kadar se DDV obračunava, morajo biti podatki ustrezno prikazani.
ID za DDV kupca, kadar je potrebna	Zakon jo zahteva le v določenih DDV-primerih, ne avtomatično pri vsakem domačem B2B-računu.

 

Kaj, če račun ni izdan na podjetje?

To se zgodi pogosteje, kot bi si mislili. Kupec se spomni šele doma, da bi račun potreboval za podjetje, ali pa pri plačilu poda napačen naziv.

Najboljši korak je, da se čim prej obrnete na izdajatelja računa. Izdajatelj mora preveriti, kako se lahko dokument pravilno uredi glede na vrsto računa in svoj postopek izdajanja oziroma popravljanja računov.
    

Original, kopija in ponatis: kaj je razlika?

Ponatis ni nov račun. Je samo ponovni izpis računa, ki je bil že izdan. To pride prav, če kupec račun izgubi, če ga potrebuje računovodstvo ali če ga želite ponovno poslati po e-pošti.
Kopija in ponatis torej ne smeta ustvariti nove prodaje ali podvojiti prometa. Če je treba na računu kaj spremeniti, pa zgolj nov izpis ne rešuje težave. Pri spremembah je treba ravnati po pravilnem postopku in povezati spremembo s prvotnim računom.

Zato je dober arhiv računov v blagajniškem sistemu tako uporaben. Ko vas kupec čez dva meseca pokliče in prosi za račun, ga lahko poiščete po številki, datumu ali partnerju, namesto da prebirate kupe papirja.
  

Kako pri tem pomaga HubtiePOS sistem?

Prav pri računih na podjetje se hitro pokaže razlika med ročnim vpisovanjem in dobro urejenim sistemom. Če morate vsak naziv, naslov in davčno številko iskati ali prepisovati sproti, se napake prej ali slej zgodijo.

HubTie POS omogoča izdajanje računov pravnim osebam, uporabo šifranta partnerjev, pregled nad že izdanimi računi in ponatise. To pomeni, da lahko podatke kupca vnesete enkrat, nato pa jih ob naslednjem računu samo izberete. Sistem vam pomaga tudi pri hitrejšem iskanju dokumentov, ko jih potrebuje kupec ali računovodstvo.

FURS navaja, da se pravila izdajanja računov enako uporabljajo za papirne in elektronske račune. Zato je pri izbiri blagajne pomembno predvsem to, da vam pomaga izdajati jasne, sledljive in urejene račune.
  

Manj popravkov, manj iskanja, bolj miren dan

Najlažje je, če kupec podatke podjetja sporoči še pred plačilom. Vi jih izberete v blagajni, račun se izda pravilno in vsi lahko nadaljujete z delom.

Z dobro davčno blagajno ne pridobite samo hitrejše izdaje računov. Pridobite predvsem boljši pregled, manj ročnega dela in manj neprijetnih klicev v slogu: "Ali mi lahko še enkrat pošljete tisti račun od prejšnjega meseca?"